Bagian Pengadaan Barang dan Jasa

Kebijakan Privasi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta

DAFTAR ISI

Pendahuluan
Informasi yang Kami Kumpulkan
Tujuan Pengumpulan Data
Dasar Hukum Pemrosesan Data
Pengungkapan Data Pribadi
Perlindungan Data Pribadi
Penyimpanan Data
Hak Pengguna
Penggunaan Cookies
Pembaruan Kebijakan Privasi

Hubungi Kami

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menguraikan bagaimana Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta (selanjutnya disebut "kami") mengumpulkan, menggunakan, mengelola, serta melindungi informasi pribadi yang diperoleh melalui berbagai mekanisme dalam proses pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

Kebijakan ini mencakup pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan, termasuk penyedia barang/jasa, pihak konsultan, serta peserta tender. Kami berkomitmen untuk menjaga privasi dan keamanan data pribadi setiap pengguna sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi dan peraturan lain yang berlaku. Data pribadi yang dikumpulkan digunakan hanya untuk tujuan yang sah terkait dengan pengelolaan dan pelaksanaan proses pengadaan.

Dengan menggunakan layanan kami, pengguna menyetujui pengumpulan, pemrosesan, dan penggunaan data pribadi mereka sesuai dengan kebijakan ini.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan berbagai jenis informasi dari pengguna, yang dikelompokkan menjadi beberapa kategori utama:

Data Identifikasi Pribadi:
- Nama lengkap, nomor Kartu Tanda Penduduk (KTP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), alamat, nomor telepon, alamat email, dan informasi identitas lainnya yang relevan. Informasi ini digunakan untuk memverifikasi identitas pengguna dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang mengatur pengadaan barang dan jasa.
Data Perusahaan/Organisasi:
- Informasi yang berkaitan dengan perusahaan atau organisasi yang terlibat dalam pengadaan, seperti nama perusahaan, nomor registrasi, dokumen legalitas (akte pendirian, surat izin usaha, NPWP perusahaan), serta alamat kantor dan kontak perusahaan. Data ini diperlukan untuk memastikan kelayakan perusahaan dalam mengikuti tender serta memastikan legalitas operasional perusahaan.
Data Transaksi Pengadaan:
- Meliputi informasi yang terkait dengan pengadaan itu sendiri, seperti penawaran harga, spesifikasi barang atau jasa yang ditawarkan, kontrak pengadaan, riwayat transaksi, dan metode pembayaran yang digunakan. Informasi ini penting untuk mengelola proses evaluasi penawaran serta pelaksanaan kontrak dengan pihak penyedia.
Data Elektronik dan Teknis:
- Informasi yang dikumpulkan secara otomatis saat pengguna berinteraksi dengan sistem atau platform e-Procurement kami, seperti alamat IP, jenis perangkat, versi browser, waktu akses, data lokasi, serta penggunaan cookie dan teknologi serupa lainnya. Data ini membantu kami untuk memahami pola penggunaan, meningkatkan kinerja platform, serta mengidentifikasi dan memperbaiki masalah teknis.

Pengumpulan data ini dilakukan melalui berbagai metode, termasuk pendaftaran online di platform e-Procurement, dokumen pengajuan tender, serta korespondensi terkait dengan proses pengadaan.

3. Tujuan Pengumpulan Data

Pengumpulan data pribadi dan informasi lainnya bertujuan untuk mendukung melaksanakn tugas dan fungsi kami dalam proses pengadaan barang dan jasa. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari pengumpulan data.

Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang dan Jasa:
Data pribadi dan perusahaan yang dikumpulkan digunakan untuk memverifikasi kelayakan dan legalitas peserta pengadaan, mengelola proses tender, melakukan evaluasi penawaran, serta mendukung pelaksanaan kontrak dengan penyedia barang dan jasa yang dipilih. Informasi ini juga diperlukan untuk mengatur komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan.
Pemenuhan Persyaratan Hukum dan Peraturan:
Kami berkewajiban untuk mematuhi berbagai regulasi yang mengatur pengadaan barang dan jasa, serta peraturan terkait dengan perlindungan data pribadi. Data pribadi yang dikumpulkan dapat digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum tersebut, termasuk pelaporan ke instansi pemerintah yang berwenang, audit, serta penyelidikan jika diperlukan.
Pengelolaan Layanan dan Operasional Platform:
Data teknis yang kami kumpulkan membantu kami memastikan bahwa platform e-Procurement dapat beroperasi secara efektif dan efisien, serta memberikan pengalaman pengguna yang optimal. Informasi ini juga digunakan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah teknis, serta meningkatkan keamanan sistem.
Pengembangan dan Peningkatan Layanan:
Kami menggunakan data yang dikumpulkan untuk mengembangkan dan meningkatkan fitur-fitur layanan kami, serta untuk melakukan analisis guna meningkatkan kualitas proses pengadaan. Hal ini termasuk peningkatan keamanan, kecepatan, dan kemudahan penggunaan platform kami

4. Dasar Hukum Pemrosesan Data

Pemrosesan data pribadi yang kami lakukan didasarkan pada beberapa dasar hukum yang sah, antara lain:

Kepatuhan terhadap Peraturan Perundang-undangan:
Pengumpulan dan penggunaan data pribadi dilakukan untuk mematuhi ketentuan hukum dan peraturan terkait pengadaan barang dan jasa, serta regulasi yang mengatur perlindungan data pribadi. Kepatuhan ini mencakup kewajiban pelaporan dan penyimpanan data yang diperlukan oleh instansi pengawas.
Pelaksanaan Kontrak:
Kami memproses data pribadi untuk memenuhi kewajiban kontraktual kami dalam konteks pengadaan barang dan jasa, seperti pelaksanaan kontrak dengan penyedia barang/jasa, evaluasi penawaran, serta penyusunan dokumen administrasi yang diperlukan.
Persetujuan Pengguna:
Dalam beberapa kasus, pemrosesan data dilakukan berdasarkan persetujuan eksplisit dari pengguna, terutama jika data yang dikumpulkan tidak diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan. Pengguna dapat menarik persetujuan ini kapan saja, tetapi hal ini dapat memengaruhi akses mereka ke layanan kami.

Kepentingan yang Sah:
Kami memproses data berdasarkan kepentingan yang sah untuk mengelola dan menjalankan proses pengadaan dengan efektif dan efisien, termasuk dalam hal evaluasi peserta, pengelolaan risiko, serta peningkatan kualitas layanan.

5. Pengungkapan Data Pribadi

Kami tidak akan menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi pengguna kepada pihak ketiga. Namun, dalam situasi tertentu, kami dapat mengungkapkan data pribadi kepada pihak-pihak berikut:

Instansi Pemerintah dan Penegak Hukum:
Kami berkewajiban untuk mengungkapkan data pribadi jika diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan. Ini termasuk pengungkapan yang diperlukan untuk tujuan audit, investigasi, atau pelaporan kepada instansi terkait yang memiliki kewenangan atas pengadaan barang dan jasa.
Penyedia Layanan Teknis:
Data pribadi pengguna dapat diungkapkan kepada penyedia layanan yang membantu kami dalam pengelolaan platform e-Procurement, seperti pengelola infrastruktur teknologi, layanan hosting, atau auditor eksternal. Penyedia layanan ini hanya akan memproses data sejauh diperlukan untuk menyediakan layanan yang relevan.
Pihak Ketiga Lainnya:
Dalam hal terjadi perubahan kepemilikan, penggabungan, atau restrukturisasi organisasi, data pribadi pengguna mungkin akan dialihkan sebagai bagian dari transaksi tersebut, namun pengguna akan diberi tahu dan hak-haknya tetap dihormati sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Kami memastikan bahwa setiap pengungkapan data dilakukan dengan tingkat keamanan yang memadai dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Perlindungan Data Pribadi

Kami mengambil langkah-langkah teknis, fisik, dan organisasi untuk melindungi data pribadi yang kami simpan dari akses yang tidak sah, penggunaan yang salah, pengubahan, atau pengungkapan yang tidak diinginkan. Beberapa langkah perlindungan yang kami terapkan meliputi:

Enkripsi Data:
Data pribadi yang dikirimkan melalui platform kami dilindungi dengan enkripsi untuk memastikan bahwa informasi tersebut aman selama transmisi.
Pembatasan Akses:
Akses ke data pribadi terbatas hanya kepada personel yang memerlukan informasi tersebut untuk menjalankan tugasnya. Kami juga memberlakukan otentikasi yang ketat bagi pihak yang mengakses data pengguna.
Pengawasan dan Audit:
Kami secara rutin melakukan audit keamanan untuk memastikan bahwa sistem kami memenuhi standar keamanan yang diperlukan dan memperbaiki setiap celah yang terdeteksi.
Pelatihan Karyawan:
Kami memberikan pelatihan berkala kepada seluruh staf kami untuk memastikan mereka memahami pentingnya menjaga kerahasiaan dan keamanan data pribadi yang mereka kelola.

Namun, penting bagi pengguna untuk menyadari bahwa transmisi informasi melalui internet tidak sepenuhnya aman, dan pengguna bertanggung jawab atas keamanan informasi pribadi yang mereka berikan secara langsung di luar sistem kami.

7. Penyimpanan Data

Kami menyimpan data pribadi hanya selama periode yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setelah tujuan tersebut tercapai, kami akan mengambil langkah-langkah untuk menghapus atau menganonimkan data tersebut, kecuali penyimpanan lebih lanjut diwajibkan oleh hukum.

Data yang tidak lagi relevan untuk tujuan pengadaan, namun diwajibkan oleh undang-undang untuk disimpan, akan diarsipkan dengan cara yang aman dan terbatas aksesnya.

8. Hak Pengguna

Pengguna yang datanya diproses oleh kami memiliki hak-hak sebagai berikut:

Hak Akses:
Pengguna berhak untuk mengakses data pribadi mereka yang kami simpan, serta memperoleh informasi tentang bagaimana data tersebut digunakan.
Hak Perbaikan:
Pengguna berhak untuk meminta perbaikan jika data pribadi yang kami simpan tidak akurat atau tidak lengkap.
Hak Penghapusan:
Dalam situasi tertentu, pengguna berhak untuk meminta penghapusan data pribadi mereka, seperti jika data tersebut tidak lagi diperlukan untuk tujuan pengumpulannya atau jika pengguna menarik persetujuannya.
Hak Penarikan Persetujuan:
Pengguna dapat menarik persetujuan mereka kapan saja untuk pemrosesan data yang didasarkan pada persetujuan. Penarikan ini tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelum persetujuan ditarik.
Hak Pembatasan Pemrosesan:
Pengguna berhak untuk meminta pembatasan pemrosesan data pribadi mereka dalam situasi tertentu, seperti jika pengguna mempermasalahkan keakuratan data atau pemrosesan dilakukan secara melanggar hukum.
Hak untuk Mengajukan Keluhan:
Pengguna berhak untuk mengajukan keluhan kepada otoritas perlindungan data jika mereka merasa bahwa hak-hak mereka dilanggar.

Kami akan merespons setiap permintaan pengguna terkait hak-hak mereka dalam jangka waktu yang wajar sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.

9. Penggunaan Cookies

Kami menggunakan cookies dan teknologi serupa untuk meningkatkan pengalaman pengguna di platform e-Procurement kami. Cookies adalah file kecil yang disimpan di perangkat pengguna yang memungkinkan kami untuk mengenali pengguna dan mengingat preferensi mereka. Kami menggunakan cookies untuk:

Meningkatkan Fungsionalitas Platform:
Cookies memungkinkan kami untuk menyimpan preferensi pengguna, seperti bahasa dan pengaturan yang dipersonalisasi, untuk memberikan pengalaman yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka.
Analisis Penggunaan:
Cookies membantu kami memahami bagaimana pengguna berinteraksi dengan platform kami, termasuk halaman mana yang paling sering diakses dan waktu yang dihabiskan di situs. Informasi ini membantu kami meningkatkan kualitas layanan.
Keamanan dan Otentikasi:
Cookies digunakan untuk melindungi akun pengguna dengan memastikan bahwa sesi yang sedang berjalan adalah sah dan memberikan perlindungan tambahan terhadap akses yang tidak sah.

Pengguna dapat mengontrol pengaturan cookies melalui pengaturan browser mereka, namun menonaktifkan cookies dapat memengaruhi fungsionalitas beberapa fitur di platform kami.

10. Pembaruan Kebijakan Privasi

Kebijakan privasi ini dapat diubah dan diperbarui dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik pengumpulan dan penggunaan data kami, serta untuk memastikan kepatuhan terhadap perubahan regulasi. Kami akan memberikan pemberitahuan yang sesuai mengenai perubahan signifikan melalui platform kami atau melalui kontak resmi lainnya.

Pengguna disarankan untuk secara berkala memeriksa kebijakan privasi ini untuk memahami bagaimana kami melindungi data pribadi mereka.

11. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau keluhan terkait dengan kebijakan privasi ini atau cara kami memproses data pribadi Anda, Anda dapat menghubungi kami melalui:

Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta
Alamat: Komplek Balaikota, Jl. Kenari No 56 Yogyakarta 55165
Email: pengadaan@jogjakota.go.id
Telepon: (0274) 515 865 Ext. 263

Instagram : @bpbjkotayk

Kami akan merespons pertanyaan Anda secepat mungkin dan berusaha menyelesaikan masalah yang Anda hadapi.